L'IA peut-elle remplir une convention de formation à ma place ?

Elle peut remplir un modèle à partir d'une fiche que vous lui donnez. Mais le prix, la durée, les dates, le numéro de déclaration d'activité et les signatures restent à vérifier par vous avant envoi.

Quel numéro doit figurer sur une convention ?

Le numéro d'enregistrement de votre déclaration d'activité (NDA). Le service-public.fr donne la forme de la mention : « Déclaration d'activité enregistrée sous le numéro xxx auprès du préfet de région de... ».

Conventions de formation et dossiers OPCO : rôle de l'IA

Q: Une convention et un contrat, c'est pareil ?

Non. Selon l'article L6353-3 du Code du travail, lorsqu'une personne physique suit une formation à titre individuel et à ses frais, un contrat est conclu avant son inscription définitive et tout règlement de frais.

Une convention de formation, un contrat ou un dossier de prise en charge par un opérateur de compétences (OPCO) sont des documents répétitifs, qui reprennent les mêmes informations d'une session à l'autre. C'est un terrain où un assistant d'IA fait gagner du temps. C'est aussi un terrain où une erreur de prix, de durée ou de numéro coûte cher : le document engage votre organisme et votre client.

Ce que l'IA prépare, ce que vous contrôlez

L'outil peut remplir un modèle à partir d'une fiche que vous lui fournissez : intitulé de la formation, objectifs, public, lieu, dates, intervenants. Il peut aussi rédiger un courrier d'accompagnement pour le financeur ou une liste de pièces à joindre. Ces tâches sont mécaniques, et la relecture est rapide si la fiche est juste.

Ce qui reste à vous est plus important :

le prix HT et TTC, et les conditions de règlement ;
la durée et le nombre d'heures, qui doivent correspondre au programme réel ;
les dates de session et les lieux ;
le numéro de déclaration d'activité ;
les signatures et la date d'envoi.

Le numéro de déclaration d'activité sur le document

Selon la fiche officielle du service-public.fr sur la déclaration d'activité (page consultée pour cette rédaction), le numéro d'enregistrement doit figurer sur les conventions, les factures, les devis et les contrats. La mention attendue est de cette forme : « Déclaration d'activité enregistrée sous le numéro xxx auprès du préfet de région de... ». La même fiche précise que ce numéro ne constitue en aucun cas un agrément de l'organisme ni de ses formations. N'écrivez donc jamais « agréé » ou « certifié » à la place.

Si l'outil produit une convention sans ce numéro, ou avec un numéro inventé, c'est une erreur grave : vérifiez le numéro dans votre dossier administratif, pas dans le modèle.

Le cas du contrat avec une personne à titre individuel

L'article L6353-3 du Code du travail, tel que lu le 15/11/2026, prévoit que lorsqu'une personne physique entreprend une formation à titre individuel et à ses frais, un contrat est conclu entre elle et le dispensateur. Ce contrat est conclu avant l'inscription définitive et tout règlement de frais. Le texte consulté ne détaille pas les mentions du contrat ; vérifiez-les dans la version en vigueur sur Légifrance avant d'utiliser un modèle.

Le lien avec le financement et la certification

Le financement par un OPCO suppose que le prestataire soit certifié. L'article L6316-1 du Code du travail cite notamment les opérateurs de compétences, la commission du compte personnel de formation, l'État, les régions, la Caisse des dépôts et France Travail parmi les financeurs concernés. Un dossier de prise en charge doit donc correspondre à un organisme certifié, pour la formation concernée.

Les financeurs peuvent aussi contrôler la qualité des actions financées (article R6316-7 du Code du travail). Un dossier qui annonce un programme que vous ne donnez pas expose votre organisme, même si le document était bien rédigé.

Une méthode de travail

Créer une fiche de session unique, validée par vous, qui sert de source à tous les documents. C'est elle que l'outil doit lire, pas vos souvenirs.
Générer les documents à partir de cette fiche, un par un : convention, programme, courrier, liste de pièces.
Contrôler une liste fixe : prix, durée, dates, numéro de déclaration, nom du stagiaire ou du financeur, signature.
Archiver la version envoyée, avec la date, pour pouvoir répondre à une question du financeur.

Données des stagiaires et des financeurs

Un dossier OPCO contient des noms, des adresses et parfois des informations sur le parcours de la personne. La CNIL recommande d'éviter la saisie de données personnelles dans les outils grand public. Préférez un modèle que vous remplissez localement, ou un outil dont vous connaissez la politique de conservation des données.

Erreurs fréquentes

Un document généré avec le prix d'une session précédente.
Une durée qui ne correspond pas au programme annexé.
Un numéro de déclaration recopié d'un autre dossier.
Un courrier qui promet une prise en charge. Seul le financeur décide de la prise en charge.

Pour la suite

Les démarches qui encadrent votre activité sont décrites dans la page sur la déclaration d'activité et le numéro NDA. Pour les documents qui prouvent votre certification, voyez les documents Qualiopi. Le bilan annuel est traité dans la page sur le BPF.

Sources officielles lues

Les règles de prise en charge propres à chaque OPCO ne sont pas reprises ici : consultez le site de l'opérateur concerné. Cette page ne constitue pas un conseil juridique ni comptable.